各部门：
按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）规定，学校每年六月底前要全部完成上一年度档案立卷归档工作，为做好学校2022年度档案立卷归档工作，现将相关要求通知如下：
一、要高度重视档案收集整理工作
档案收集整理工作是档案有效利用的前提和基础，各部门要高度重视，大力支持，给各兼职档案员创造必要的工作条件，帮助他们解决工作中遇到的实际困难，兼职档案员要认真负起责任，切实做好本部门2022年度档案收集整理及立卷归档工作，为学校积累更多的财富。
二、做好部门立卷归档工作
1.2022年1月1日至12月31日期间，学校各部门在工作及重要活动中直接形成的具有保存价值的各类、各种载体材料；《哈尔滨幼儿师范高等专科学校文件材料归档范围和档案保管期限表》要求归档移交的材料。
2.各部门在2022年重大活动、重要科研项目、重要工程建设过程中产生的文字、照片、声像、图表等材料。
3.各部门获奖证书、奖牌、奖杯等（市级及市级以上级别）或国际、国内校际交流中产生的具有保存价值的实物。
4.补遗卷，即往年应归档但尚未归档的文件材料。
三、做好档案转交工作
1、各兼职档案员整理完毕的档案，经部门负责人审查后，再交专职档案员验收、办理交接手续后方可移交到档案室。按照新版《归档整理规则》要求，文件（除设备类、财务类、基建类档案外）凡带有字迹的页面均书写页号，用铅笔在文件正面右上角，或背面左上角用铅笔标上页码。一份文件一个流水页号。页号要求阿拉伯数字，字迹工整，仿宋二号字体大小。如文件印刷时自带流水页号，则可以不再编写页号。
2.各部门在《南大之星》档案管理系统中自行下载卷内备考表，按要求填写相关内容。在立卷归档过程中，需要在档案盒注明说明文字及档案实体分类号的，一律用铅笔填写。各部门在转交档案时，要填好档案交接单，经本部门负责人签字和加盖部门印章后，纸质版一式两份随部门档案一同转交，电子版发到办公室张求新老师的邮箱内（1401443865@qq.com）。
3.各部门在转交档案时，要保持转交的档案清洁完整，禁止在档案的正面用铅笔或钢笔做标记。
4.各系部学生学籍档案需经教务处学籍科审核，然后交到档案室。毕业班集体照要求名字与照片对应（7寸照片）。
四、做好电子档案录入工作
各部门在做好纸制档案立卷归档工作的同时，要做好电子档案的录入工作：
1.录入步骤完整。其中必须录入的项目包括：一级目录、二级目录、实体分类号、文件案卷号及件号、保管期限、正题名、第一责任者、页数、文件时间、归档单位、主题词、归档份数、输入员，其他项目根据档案的实际情况选择录入。
2.录入时做到一事一录入，原则上禁止将几件事打包录入一起。
3.录入时做到一个文章种类录一个标题，禁止将多个文章种类录到一个标题上。
4.在录入正题时要与文件标题一致写全称，严禁缩写。
5.在录入有关学校党委成员的文件时，主题词中要加上党委成员的名字和职务名称，便于快速查找。
6.做好《南大之星》部门用户名和密码的保密工作。
五、做好立卷指导工作
为了方便大家工作，保证案卷归档的质量，办公室将于文件下发之日起指导部门开展立卷归档工作，请各部门及时与党政办公室档案室取得联系，以便安排指导时间。
六、归档时间安排
本次档案归档时间为2023年4月10起至5月15日结束。各部门具体归档时间如下：
4月10日 党政办公室
4月11日 监察专员办公室
4月12日 组织部（老干部工作处）
4月13日 学生工作处
4月14日 宣传统战与工会工作部（党委教师工作部）
4月17日 招生就业处
4月18日 教务处
4月19日 科研与评估督导处
4月20日 团委
4月21日 基础教学部
4月24日 信息与教育技术中心
4月25日 后勤与资产管理处（保卫处）
4月26日 思想政治教学部
4月27日 学前教育学院
4月28日 体育学院
5月8日 艺术学院
5月9日 社会服务与对外交流中心
5月10日 图书馆
5月11日 现代服务学院
5月12日 人事处
5月15日 财务处
附件：《哈尔滨幼儿师范高等专科学校文件材料归档范围和档案保管期限表》